La gestion des contrats est un élément essentiel du fonctionnement d’une entreprise. Que ce soit pour la signature de nouveaux accords, le suivi des échéances ou encore la rédaction et la modification des documents juridiques, disposer des bons outils et ressources est primordial. Dans cet article, nous vous présentons une sélection de cinq outils incontournables qui simplifieront grandement la gestion des contrats de votre entreprise tout en minimisant les risques juridiques.
Un logiciel de gestion de contrats performant
Il existe aujourd’hui de nombreux logiciels spécialisés dans la gestion de contrats, offrant des fonctionnalités variées et adaptées aux besoins des entreprises. Un bon logiciel de gestion de contrats doit permettre notamment de centraliser et suivre l’ensemble des contrats de votre entreprise, d’accéder rapidement à l’historique des actions effectuées sur chaque document, ainsi que d’être notifié automatiquement des échéances importantes. De plus, il est idéal de choisir une solution permettant de collaborer avec vos équipes internes et externes (avocats, fournisseurs, etc.) afin de partager, annoter et commenter les contrats en temps réel.
Une interface utilisateur intuitive et simple d’utilisation
Cet outil se doit d’être facile d’utilisation pour l’ensemble de vos collaborateurs grâce à une interface claire et intuitive, y compris pour ceux qui ne sont pas familiers avec les contrats et les aspects juridiques.
Un espace de stockage sécurisé pour vos documents juridiques
La protection et la confidentialité des documents juridiques sont primordiales. Il est donc essentiel de disposer d’un espace de stockage sécurisé où conserver vos contrats et autres documents sensibles, ainsi que de mettre en place des mesures strictes d’accès à ces informations. Optez pour un service de stockage en ligne offrant un niveau élevé de sécurité, tel qu’un chiffrement des données et des protocoles de transfert sécurisés. N’hésitez pas également à réaliser régulièrement des sauvegardes des documents importants, afin de prévenir tout risque de perte ou d’altération des données.
Des options de partage et collaboration adaptées
Assurez-vous également que votre solution de stockage permette une collaboration efficace avec vos partenaires commerciaux sans compromettre la sécurité des données, grâce notamment à des options de partage par lien sécurisé ou d’autorisations d’accès limitées à certains utilisateurs.
Une plateforme de signature électronique reconnue
La signature électronique a révolutionné la gestion des contrats en entreprise, permettant de gagner du temps et de simplifier grandement les processus de validation des documents juridiques. En optant pour une plateforme de signature électronique reconnue et conforme aux normes en vigueur dans votre pays, vous garantissez la validité légale des signatures apposées sur vos contrats tout en bénéficiant d’une grande simplicité d’utilisation pour vos collaborateurs et partenaires.
Une intégration avec vos autres outils
Pensez également à choisir une solution de signature électronique s’intégrant facilement avec vos autres outils de gestion des contrats, tels que votre logiciel de suivi ou votre espace de stockage sécurisé.
Un service d’alertes et de rappels automatisés
Afin de ne manquer aucune échéance importante liée à vos contrats, il est essentiel de mettre en place un système d’alertes et de rappels automatisés, qui vous notifiera par e-mail ou notification mobile des dates clés à venir. Certains logiciels de gestion de contrats proposent cette fonctionnalité intégrée, mais il existe également des services dédiés spécifiquement à la gestion et au suivi des tâches et des échéances auxquels vous pouvez synchroniser vos documents juridiques.
Personnalisation et flexibilité des alertes
N’hésitez pas à personnaliser les paramètres de vos alertes en fonction des besoins de votre entreprise et du niveau d’importance des différentes échéances, afin d’éviter tout risque d’oubli ou de retard dans le respect des obligations contractuelles.
Des ressources pour comprendre et rédiger vos contrats
Même avec les meilleurs outils, il est nécessaire de bien comprendre les enjeux juridiques liés à la rédaction et la gestion des contrats. N’hésitez donc pas à consulter régulièrement des sites spécialisés, blogs ou encore guides pratiques pour vous familiariser avec les termes et clauses essentielles à connaître et à maîtriser.
Des formations pour vos équipes
Pour renforcer encore davantage vos compétences internes, pensez également à proposer des formations sur la gestion des contrats et les aspects juridiques spécifiques à votre secteur d’activité à vos collaborateurs en charge du suivi des accords et documents légaux.
En résumé, il existe de nombreux outils et ressources indispensables pour une gestion efficace des contrats de votre entreprise. La combinaison d’un logiciel de gestion performant, un espace de stockage sécurisé, une plateforme de signature électronique, un service d’alertes automatisées ainsi que d’une solide culture juridique vous permettra de faciliter grandement le suivi de vos contrats tout en minimisant les risques inhérents aux erreurs ou négligences.
